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Version 1.0 - [Date]
La présente politique interne définit les règles et procédures relatives à la gestion des paiements en espèces au sein de [Nom du cabinet]. L'utilisation d'espèces dans les transactions commerciales présente des risques significatifs en matière de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, et fait l'objet de restrictions légales strictes en Belgique.
En tant que professionnels du chiffre, nous sommes soumis à des obligations particulières dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Notre cabinet est tenu de respecter les limitations légales concernant les paiements en espèces et doit être en mesure de conseiller correctement ses clients sur ces questions.
Cette politique vise à établir un cadre clair pour la gestion des paiements en espèces, tant pour nos propres opérations que pour le conseil à nos clients. Elle s'applique à l'ensemble des collaborateurs du cabinet, quelles que soient leurs fonctions.
Cette politique a pour objectifs de :
La présente politique s'appuie sur les dispositions légales suivantes :
Extrait de l'Article 66 :
"§ 1er. Pour l'application du présent article, on entend par « le prix de la vente d'un bien immobilier », le montant total à payer par l'acheteur afférent à l'achat et au financement de ce bien, y compris les frais accessoires qui en découlent.
§ 2. Le prix de la vente d'un bien immobilier ne peut être acquitté qu'au moyen d'un virement ou d'un chèque.
La convention et l'acte de vente doivent préciser le numéro du ou des comptes financiers par le débit du ou desquels la somme est transférée, ainsi que l'identité des titulaires de ces comptes.
Lorsque les notaires ou les agents immobiliers visés à l'article 5, § 1er, 26° et 30°, constatent le non-respect des alinéas 1er et 2, ils en informent immédiatement la Cellule de traitement des informations financières, conformément aux modalités décrites à l'article 50."
Extrait de l'Article 67 :
"§ 1er. Pour l'application du présent article, on entend par « prix d'achat », le montant total à payer par l'acheteur afférent à l'achat, y compris les frais accessoires qui en découlent.
§ 2. Indépendamment de l'article 66, une personne ne peut payer en espèces que jusqu'à concurrence de 3 000 euros, ou leur équivalent dans une autre devise, dans le cadre d'une opération ou d'un ensemble d'opérations qui semblent liées. [...]
§ 3. Des paiements en espèces ne peuvent être effectués ou reçus pour un montant supérieur à 3 000 euros, ou leur équivalent dans une autre devise, dans le cadre d'une ou de plusieurs opérations qui semblent liées."
Ces dispositions légales imposent des restrictions strictes sur l'utilisation des espèces dans les transactions commerciales et immobilières. Notre cabinet doit veiller au respect de ces limitations, tant dans nos propres opérations que dans le cadre de nos conseils aux clients.
[Nom du cabinet] adopte les principes généraux suivants concernant les paiements en espèces :
Principe 1 : Approche restrictive
Le cabinet adopte une approche restrictive concernant les paiements en espèces, en décourageant leur utilisation même en-dessous des seuils légaux.
Principe 2 : Conformité stricte
Le cabinet s'engage à respecter strictement les limitations légales de paiements en espèces et à ne jamais accepter ou conseiller des opérations qui contreviendraient à ces règles.
Principe 3 : Documentation systématique
Tout paiement en espèces, même conforme aux limitations légales, doit être documenté de manière complète et transparente.
Principe 4 : Vigilance accrue
Les collaborateurs exercent une vigilance particulière à l'égard de toute transaction impliquant des espèces, y compris celles respectant les seuils légaux.
Principe 5 : Conseil proactif
Le cabinet conseille proactivement ses clients sur les restrictions légales et les risques liés aux paiements en espèces.
Note pour l'adaptation :
Ces principes généraux peuvent être adaptés en fonction de la philosophie et des pratiques spécifiques de votre cabinet. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des principes selon votre approche.
Pour les paiements reçus par le cabinet :
Pour les paiements effectués par nos clients dans le cadre de leurs activités :
Pour assurer une traçabilité complète :
Exemple de formulaire de vérification :
Client : _______________________ Date : _______________________
Montant du paiement en espèces : _______________________ EUR
Bénéficiaire du paiement : _______________________
Nature de l'opération : _______________________
Justification du paiement en espèces : _______________________
Autres paiements liés à cette opération : _______________________
Conformité avec les limitations légales : □ OUI □ NON
Commentaires : _______________________
Vérification effectuée par : _______________________ Signature : _______________________
La mise en œuvre efficace de cette politique repose sur une répartition claire des responsabilités au sein du cabinet. Chaque collaborateur joue un rôle spécifique dans le respect des limitations de paiements en espèces.
| Rôle | Responsabilités |
|---|---|
| Dirigeant(s) du cabinet |
|
| AMLCO (Anti-Money Laundering Compliance Officer) |
|
| Experts-comptables et conseillers fiscaux |
|
| Collaborateurs comptables |
|
| Personnel administratif |
|
Note pour l'adaptation :
Adaptez cette répartition des responsabilités en fonction de la structure spécifique de votre cabinet, en tenant compte de sa taille et de son organisation interne. Dans les petits cabinets, certains rôles peuvent être combinés.
Certains paiements en espèces, même s'ils respectent formellement les limitations légales, peuvent présenter des caractéristiques suspectes nécessitant des mesures de diligence renforcée.
Les indicateurs suivants doivent alerter les collaborateurs et déclencher des mesures de diligence renforcée :
Risque élevé
Risque modéré
Lorsqu'un paiement en espèces présente un ou plusieurs indicateurs de risque, les mesures suivantes doivent être appliquées :
Toutes les mesures de diligence mises en œuvre doivent être documentées dans un formulaire spécifique qui comprendra :
Exemple de situation nécessitant une diligence renforcée :
Un client restaurateur effectue régulièrement des paiements en espèces de 2.800€ à son fournisseur principal. Bien que chaque paiement soit inférieur au seuil légal, leur fréquence et leur montant proche de la limite légale constituent des indicateurs de risque justifiant une diligence renforcée. Le collaborateur devra demander des explications sur ces opérations et vérifier si ces paiements ne sont pas artificiellement fractionnés pour contourner la limite de 3.000€.
Lorsqu'un paiement en espèces non conforme aux limitations légales est détecté, soit dans les opérations du cabinet, soit dans la comptabilité d'un client, la procédure suivante doit être appliquée.
Le collaborateur qui détecte le paiement non conforme doit immédiatement en informer l'AMLCO ou le responsable désigné.
Un rapport initial est rédigé comprenant toutes les informations disponibles sur le paiement non conforme : montant, date, parties concernées, nature de l'opération, etc.
L'AMLCO analyse le paiement pour déterminer s'il s'agit d'une infraction involontaire ou d'une tentative délibérée de contournement des règles.
Si l'infraction concerne un client, celui-ci est informé de la non-conformité et des risques juridiques encourus (sauf si cette information risque d'alerter le client d'une éventuelle déclaration à la CTIF).
L'AMLCO évalue si le paiement non conforme génère un soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.
En fonction de l'analyse, l'une des actions suivantes est entreprise :
En cas d'infraction simple
En cas de soupçon
Toute procédure engagée suite à la détection d'un paiement non conforme doit être entièrement documentée. Un dossier spécifique comprenant les éléments suivants est constitué :
Note importante :
En cas de déclaration à la CTIF, une attention particulière doit être portée à la confidentialité. L'article 55 de la loi du 18 septembre 2017 interdit formellement d'informer le client qu'une déclaration a été effectuée (« tipping-off »).
Pour garantir l'application efficace de cette politique, tous les collaborateurs du cabinet doivent être adéquatement formés et sensibilisés aux limitations des paiements en espèces.
Le cabinet met en place un programme de formation comprenant :
Le programme de formation couvre au minimum les sujets suivants :
Aspects légaux
Procédures pratiques
Études de cas
Conseil aux clients
En complément des formations formelles, le cabinet met en place des actions de sensibilisation continue :
L'efficacité des formations est évaluée par :
Exemple de plan de formation annuel :
| Période | Type de formation | Public cible | Contenu |
|---|---|---|---|
| Janvier | Formation initiale | Nouveaux collaborateurs | Bases légales et procédures internes |
| Mars | Formation approfondie | AMLCO et responsables | Techniques avancées de détection et analyse |
| Juin | Mise à jour | Tous les collaborateurs | Évolutions légales et retours d'expérience |
| Octobre | Atelier pratique | Équipes comptables | Études de cas et exercices de détection |
Pour garantir son efficacité et sa conformité avec les évolutions légales, la présente politique fait l'objet d'une évaluation régulière et de mises à jour lorsque nécessaire.
La politique fait l'objet d'une évaluation formelle au moins [fréquence - recommandé : annuelle]. Cette évaluation porte sur :
En plus de l'évaluation périodique, la politique doit être mise à jour dans les situations suivantes :
Le processus de mise à jour suit les étapes suivantes :
Un historique des versions de la politique est maintenu pour assurer la traçabilité des évolutions :
| Version | Date | Principaux changements | Approuvé par |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [Date] | Version initiale | [Nom] |
| [X.X] | [Date] | [Description] | [Nom] |
Les annexes suivantes font partie intégrante de cette politique et sont disponibles sous forme de documents séparés :
Annexe 1 : Formulaire de vérification des paiements en espèces
Formulaire à utiliser pour documenter les vérifications effectuées sur les paiements en espèces significatifs.
Annexe 2 : Checklist de détection des paiements fractionnés
Liste des points à vérifier pour identifier les tentatives de fractionnement des paiements.
Annexe 3 : Modèle de registre des paiements en espèces
Template pour le suivi centralisé de tous les paiements en espèces reçus ou identifiés.
Annexe 4 : Procédure détaillée de déclaration à la CTIF
Instructions pas à pas pour effectuer une déclaration de soupçon à la CTIF.
Annexe 5 : Matériel de formation
Supports de formation sur les limitations des paiements en espèces.
Note pour l'adaptation :
Ces annexes doivent être développées en fonction des besoins spécifiques de votre cabinet. Les formulaires et modèles peuvent être adaptés à votre organisation interne et à vos systèmes existants.
Politique interne sur les paiements en espèces - [Nom du cabinet]
Version 1.0 - [Date]
Document confidentiel à usage interne uniquement